01
Regeln
Rollen, Phasen und Übergangsbedingungen zwischen Aufgaben.
BPM
BPM – Geschäftsprozessmanagement
Mit BPM können Sie den Arbeitsablauf zwischen Menschen und Systemen beschreiben und verbessern. Es zeigt, wer den nächsten Schritt macht und was für die Entscheidung nötig ist.
02
Entscheidungen
Abnahme, Fertigstellung und Vorlage zur Umsetzung.
03
Verbesserung
Wartezeit und Gründe für die Rücksendung von Fällen.
01Leitfaden / BPM
Erst das Prozessmodell, dann die Automatisierung
Wir beschreiben den Beginn und das Ende des Falles, Rollen, Übergangsbedingungen und Ausnahmesituationen. Das Formular ist eines der Elemente: Genehmigungsregeln, Fristen, Vertretungen und die Art und Weise, wie der Fall zur Erledigung zurückgezogen wird, sind ebenso wichtig.
BPM ist auch eine Methode zur Analyse und Verbesserung. Es kann mehrere Anwendungen und Aktivitäten außerhalb von ERP umfassen; ist per Definition kein Modul davon.
02Leitfaden / BPM
Beispiel: Kaufannahme
Der Arbeitnehmer stellt einen begründeten Antrag. Das System prüft die Vollständigkeit und leitet diese an den Entscheidungsberechtigten weiter. Fehlende Daten lösen einen Nachschub aus und die Annahme kann die Anweisung an ERP weiterleiten. Jeder Schritt bleibt in der Geschichte.
Der Prozess muss Abwesenheiten, Ablehnungen, Wertänderungen und Wiedervorlagen umfassen. Ohne die Bearbeitung dieser Fälle überträgt die Automatisierung lediglich bestehende Blockaden in das Formular.
- Fazit
Bedarf, Menge und Begründung.
- Überprüfen
Vollständigkeit und entscheidungsbefugte Person.
- Entscheidung
Annahme, Ablehnung oder Ergänzung.
- Umsetzung
Übermittlung der genehmigten Anweisung an ERP.
Der auszufüllende Antrag wird an den Autor zurückgesandt. Änderungen wesentlicher Bedingungen erfordern möglicherweise eine erneute Genehmigung.
03Leitfaden / BPM
Messung und Verbesserung
Wir analysieren Wartezeiten, die Anzahl der durchzuführenden Rückführungen und die Gründe für die Inhaftierung. Mithilfe dieser Daten können Sie eine Regel ändern oder einen unnötigen Schritt entfernen. Ziel ist es, den Arbeitsablauf zu verbessern und nicht mehr Genehmigungen hinzuzufügen.
Der Workflow implementiert die Schritte eines bestimmten Workflows. Zu BPM gehört auch die Analyse, Auswahl von Maßnahmen und Verbesserung von Arbeitsprinzipien. Die Automatisierung sollte nach dem Verständnis des Prozesses erfolgen.
04Regeln und Ausnahmen
Der Prozess funktioniert auch bei Abwesenheiten und Meinungsänderungen
In jeder Phase geben wir die verantwortliche Rolle, die Frist und die Fertigstellungsbedingung an. Der Ersatz sollte den Umfang der Befugnisse wahren und eine Eskalation sollte zur Lösung des Engpasses beitragen.
Eine Änderung der Regeln erfordert eine Entscheidung darüber, wie mit bereits begonnenen Fällen umzugehen ist. Ohne zwischen verschiedenen Versionen des Prozesses zu unterscheiden, ist es schwierig zu erklären, warum zwei ähnliche Anwendungen unterschiedliche Wege eingeschlagen haben.
Ersatz
Wer übernimmt die Aufgabe, wie lange und auf welche Belange hat er Zugriff?
Zurück zum Autor
Grund der Ergänzung, Kommentarverlauf und explizite Weiterleitung.
Änderung der Bedingungen
Felder, deren Bearbeitung nach der Genehmigung eine neue Entscheidung auslöst.
Ende des Falles
Unterscheiden Sie zwischen Annahme, Umsetzung, Stornierung und Ablehnung.
05Das Ergebnis messen
Messen Sie Entscheidungszeiten und Retourengründe
Es lohnt sich, zwischen der Zeit der Durchführung einer Tätigkeit und der Zeit des Wartens darauf zu unterscheiden. Der Bericht über die Anzahl der offenen Fälle ist nützlicher, wenn er das Stadium, das Alter und die verantwortliche Rolle anzeigt.
Wir prüfen die erste Änderung in begrenztem Umfang. Wir beobachten, ob Nutzer fehlende Daten seltener vervollständigen und ob der nächste Schritt nachvollziehbar ist. Erst dann erweitern wir die Regeln auf andere Prozesse.
Fragen und Antworten
Bevor Sie eine Entscheidung treffen
Erfordert BPM ein großes neues System?
Nicht immer. Sie können einen Arbeitsablauf organisieren und vorhandene Tools kombinieren. Wir wählen die Technologie aus, nachdem wir Rollen, Entscheidungen und Ausnahmen beschrieben haben.
Bedeutet BPM die Implementierung eines Tools?
NEIN. Es ist eine Möglichkeit, die Arbeit zu beschreiben und zu verbessern, die Menschen und verschiedene Anwendungen leisten können. Wir wählen das Werkzeug nach den festgelegten Regeln aus.
Mit welchem Prozess soll begonnen werden?
Von einem wiederholbaren Kurs mit erkennbarem Anfang und Ende, einem Eigentümer und einem messbaren Problem. Anträge, Genehmigungen und Ticketbearbeitung funktionieren gut.
Beginnen wir mit einem Gespräch
Wie wird BPM Ihrem Team helfen?
Beschreiben Sie die Entscheidung bezüglich fehlender Daten und Ihren aktuellen Arbeitsablauf. Wir bestimmen den Umfang der Lösung und die Rolle vorhandener Tools.
Besprechen Sie die BPM-Anforderungen