01
Zasady
Role, etapy i warunki przejścia między zadaniami.
BPM
BPM — zarządzanie procesami biznesowymi
BPM pozwala opisać i doskonalić przebieg pracy między ludźmi i systemami. Pokazuje, kto wykonuje następny krok i co jest potrzebne do decyzji.
02
Decyzje
Akceptacja, uzupełnienie i przekazanie do realizacji.
03
Doskonalenie
Czas oczekiwania i przyczyny powrotu spraw.
01Przewodnik / BPM
Najpierw model procesu, potem automatyzacja
Opisujemy początek i koniec sprawy, role, warunki przejścia oraz sytuacje wyjątkowe. Formularz jest jednym z elementów: równie ważne są reguły zatwierdzania, terminy, zastępstwa i sposób cofnięcia sprawy do uzupełnienia.
BPM to także metoda analizy i doskonalenia. Może obejmować kilka aplikacji oraz działania poza ERP; nie jest z definicji jego modułem.
02Przewodnik / BPM
Przykład: akceptacja zakupu
Pracownik składa wniosek z uzasadnieniem. System sprawdza kompletność i kieruje go do osoby uprawnionej do decyzji. Brak danych uruchamia uzupełnienie, a akceptacja może przekazać dyspozycję do ERP. Każdy krok zostaje w historii.
Proces musi przewidywać nieobecność, odrzucenie, zmianę wartości i ponowne zgłoszenie. Bez obsługi tych przypadków automatyzacja tylko przenosi dotychczasowe zatory do formularza.
- Wniosek
Potrzeba, kwota i uzasadnienie.
- Sprawdzenie
Kompletność i osoba uprawniona do decyzji.
- Decyzja
Akceptacja, odrzucenie albo uzupełnienie.
- Realizacja
Przekazanie zatwierdzonej dyspozycji do ERP.
Wniosek wymagający uzupełnienia wraca do autora. Zmiana istotnych warunków może wymagać ponownej akceptacji.
03Przewodnik / BPM
Pomiar i doskonalenie
Analizujemy czas oczekiwania, liczbę zwrotów do uzupełnienia i przyczyny zatrzymania. Te dane pomagają zmienić regułę lub usunąć niepotrzebny etap. Celem jest poprawa przebiegu pracy, a nie dodawanie kolejnych akceptacji.
Workflow realizuje kroki konkretnego obiegu. BPM obejmuje również analizę, dobór mierników i poprawianie zasad pracy. Automatyzacja powinna następować po zrozumieniu procesu.
04Reguły i wyjątki
Proces działa również podczas nieobecności i zmiany decyzji
Przy każdym etapie wskazujemy odpowiedzialną rolę, termin i warunek zakończenia. Zastępstwo powinno zachowywać zakres uprawnień, a eskalacja pomagać rozwiązać zator.
Zmiana reguł wymaga decyzji, jak potraktować sprawy już rozpoczęte. Bez rozróżnienia wersji procesu trudno wyjaśnić, dlaczego dwa podobne wnioski przeszły inną drogę.
Zastępstwo
Kto przejmuje zadanie, na jak długo i do jakich spraw uzyskuje dostęp.
Powrót do autora
Powód uzupełnienia, historia komentarzy i jednoznaczne ponowne przekazanie.
Zmiana warunków
Pola, których edycja po zatwierdzeniu uruchamia ponowną decyzję.
Zakończenie sprawy
Rozróżnienie akceptacji, realizacji, anulowania i odmowy.
05Pomiar rezultatu
Mierz czas decyzji i przyczyny powrotów
Warto odróżnić czas wykonywania czynności od czasu oczekiwania na nią. Raport liczby otwartych spraw jest przydatniejszy, gdy pokazuje etap, wiek i odpowiedzialną rolę.
Pierwszą zmianę sprawdzamy na ograniczonym zakresie. Obserwujemy, czy użytkownicy rzadziej uzupełniają brakujące dane i czy kolejny krok jest zrozumiały. Dopiero wtedy rozszerzamy reguły na pozostałe procesy.
Pytania i odpowiedzi
Przed podjęciem decyzji
Czy BPM wymaga nowego dużego systemu?
Nie zawsze. Można uporządkować jeden obieg i połączyć istniejące narzędzia. Technologię dobieramy po opisaniu ról, decyzji i wyjątków.
Czy BPM oznacza wdrożenie jednego narzędzia?
Nie. To sposób opisania i doskonalenia pracy, którą mogą realizować ludzie i różne aplikacje. Narzędzie dobieramy do ustalonych reguł.
Od jakiego procesu zacząć?
Od powtarzalnego przebiegu z rozpoznawalnym początkiem i końcem, właścicielem oraz mierzalnym problemem. Dobrze sprawdzają się wnioski, akceptacje i obsługa zgłoszeń.
Zacznijmy od rozmowy
Jak BPM ma pomóc Twojemu zespołowi?
Opisz decyzję, której brakuje danych, i obecny przebieg pracy. Ustalimy zakres rozwiązania oraz rolę istniejących narzędzi.
Omów potrzeby BPM