SugarCRM: dane, moduły i rozwój starszego rozwiązania

Historyczna strona rozróżniała wstępny kontakt marketingowy, osobę zainteresowaną oraz właściwy kontakt powiązany z firmą. Takie rozdzielenie może pomóc uporządkować kwalifikację, ale nie każdy proces musi zaczynać się od identycznego zestawu etapów.

Osobną rolę ma szansa sprzedaży: konkretne zapytanie lub potrzeba, dla której powstaje oferta i następne działanie. Nie należy utożsamiać jej z samą osobą w kartotece.

Materiał opisywał kontakty, oferty, projekty, zadania, kalendarz, dokumenty, raporty i korespondencję. Wspólną ideą było powiązanie pliku, rozmowy i czynności z klientem oraz sprawą.

Pojawiały się również generowanie PDF, integracje telefonii, systemy dokumentowe i synchronizacja kalendarzy. Dzisiejszą dostępność tych konkretnych dodatków, usług i uprawnień trzeba sprawdzić indywidualnie; dawna lista nie jest aktualną specyfikacją produktu.

Dawny opis marketingu obejmował także listy odbiorców, reakcje na kampanię i rezygnacje, a ofertowanie korzystało z kartoteki produktów. DMS rozszerzał załączniki o wersje, obieg, wyszukiwanie i podgląd. Wymieniano wielokontową pocztę IMAP, szablony, kalendarze współdzielone i przypomnienia. Te powiązania są istotne przy przenoszeniu historii pracy.

• Marketing: kampanie i formularze WWW zbierające potencjalnych klientów oraz źródło kontaktu.
• Sprzedaż: oferty, ich akceptacja i tworzenie powiązanych faktur w zakresie dawnej adaptacji.
• Poczta: obsługa kont IMAP i wiązanie korespondencji z klientem, kontaktem lub sprawą.
• Dokumenty: katalogowanie, wersje, uprawnienia, szablony PDF i integracje DMS.
• Planowanie: projekty, zadania, kalendarze i raporty wspierające pracę opiekunów.

Sugar Community Edition była historyczną edycją open source. Producent ogłosił zakończenie jej rozwoju i utrzymania w 2018 roku. Nie należy z tego wyciągać wniosku, że wszystkie obecne produkty Sugar mają taki sam model licencji lub funkcji.

Przy audycie identyfikujemy dokładną edycję, wersję, własne modyfikacje, rozszerzenia i warunki użycia. Dopiero wtedy można ocenić zakres dalszego utrzymania lub migracji.

Zabezpieczamy kartoteki, relacje, historię działań, załączniki i definicje procesów. Ważne jest zachowanie powiązań między firmą, osobą, ofertą i sprawą — sam eksport pojedynczej tabeli kontaktów tego nie zapewni.

Docelowym rozwiązaniem może być rozwój kompatybilnej platformy, inny CRM albo aplikacja dedykowana. Wybór zależy od wymagań, danych i kosztów utrzymania.

• Firmy, osoby i powiązania między nimi, wraz z regułami deduplikacji.
• Otwarte szanse, zadania i dokumenty potrzebne do dalszej pracy.
• Załączniki, ich nazwy, właściciele i połączenia z właściwym rekordem.
• Użytkownicy, role i uprawnienia odtworzone zgodnie z nowym modelem.
• Próba importu i odtworzenia reprezentatywnej sprawy klienta.
• Konfiguracja modułów i własne modyfikacje, reguły powiadomień oraz wykorzystywane klienty mobilne i mechanizmy offline.